Projectontwikkelaar DODUVA en bouwbedrijf van den Hengel zochten advies bij het organiseren van betrokkenheid rondom een nieuwbouwproject in een bestaande wijk. Het plan was al deels uitgewerkt en door een voortvarend bestuurlijk proces eerder dan verwacht in de lokale media verschenen. Een eerlijk, transparant gesprek met omwonenden versterkte het vertrouwen. Bewoners voelden zich serieus genomen in hun zorgen en riepen elkaar publiekelijk op om niet tegen de plannen in bezwaar te gaan.
DODUVA ontwikkeling en advies heeft samen met bouwbedrijf van den Hengel een plan ontwikkeld voor elf woningen op een perceel tussen de Beetzlaan en de Chalonhof in Soest. Het college had zich positief uitgesproken over een deels uitgewerkt ontwerp. Na een voortvarend overleg met de gemeente was het plan eerder dan verwacht in de lokale media terechtgekomen, nog voordat de omwonenden persoonlijk waren geïnformeerd. Hoe organiseer je dan je participatie zo dat het waarde heeft voor betrokkenen en niet vervalt tot een formaliteit?
Naast de intentie van DODUVA en van den Hengel om de participatie goed op te pakken stelt ook de Omgevingswet een zorgvuldig traject als voorwaarde voor de volgende stap in de planvorming. Zo ontstond het contact met ons bureau en de vraag om DODUVA en van den Hengel te adviseren over de aanpak en het organiseren van de bewonersavond.
Voordat we begonnen met het ontwerpen van de avond, gingen we met de opdrachtgever om tafel over een fundamentele vraag: hoeveel invloed is er eigenlijk nog? Als een plan al redelijk ver is uitgewerkt, moet je daar eerlijk over zijn. Bewoners uitnodigen voor een participatieavond terwijl het feitelijk een informatiebijeenkomst is, ondermijnt het vertrouwen dat je juist wilt opbouwen.
Samen kwamen we tot een helder beeld. Er bleek meer ruimte dan aanvankelijk gedacht. Bijvoorbeeld over de inrichting van het groen aan de randen van het gebied en ook over de posities van balkons. Belangrijke onderwerpen voor omwonenden. Daarnaast waren er ook onderdelen die vaststonden.
Door dit onderscheid vooraf scherp te maken, konden we op de avond zelf zorgen voor helderheid naar de bewoners, over welke ruimte voor invloed er was.
Nadat we de ruimte voor inbreng scherp hadden gemaakt, hebben we samen de bewonersavond georganiseerd. Hierbinnen hebben we meerdere operationele taken opgepakt, inclusief een terugkoppeling naar betrokkenen achteraf. Tijdens de avond stonden we als gespreksleider voor de zaal. Vanuit onze rol als derde partij fungeerden we als schakel tussen initiatiefnemers en de betrokkenen, zodat zij konden focussen op de inhoud van hun gesprek.
“Jullie gespreksleider kon de sfeer goed aanvoelen, in het moment hierop anticiperen en bijsturen, op een manier die niet dwingend maar wel duidelijk was. Het gesprek bleef constructief en open.” – Benno Oosterom, oprichter DODUVA
DODUVA en van den Hengel kozen ervoor transparant te zijn over hoe het plan in de media was gekomen. Dit zette de toon voor de avond en zorgde voor begrip bij de bewoners. De duidelijkheid die we voorafgaand hadden gecreëerd droeg eraan bij dat de opdrachtgevers heldere antwoorden konden geven op de vragen en verzoeken van de bewoners.
Meerdere bewoners spraken zich tijdens de bijeenkomst publiekelijk uit. Naast aandachtspunten, die veelal ook met de huidige inrichting van de openbare ruimte te maken hadden, noemde men het plan zorgvuldig en passend en riep men elkaar op om geen bezwaar te maken tegen het project. Na de avond ontvingen we reacties waarin bewoners de manier waarop de avond was georganiseerd en de openheid waardeerden. Natuurlijk klonken er ook geluiden van onvrede. Toch durven we te zeggen dat begrip het gevoel was wat overheerste.
Dat is wat er gebeurt wanneer mensen ervaren dat er eerlijk met hen wordt gecommuniceerd. Ook over de punten waar hun invloed beperkt is.
Hiernaast zijn er concrete vervolgafspraken gemaakt, bijvoorbeeld over de invulling van het groen in de omgeving, maar ook specifiek met één buurman over de aanpassing van een kopgevel en de plek van een balkon, omdat deze te veel inkijk zou geven in zijn woning.
De volgende stap is het opleveren van het participatieverslag. Hiermee moet de gemeente het vertrouwen krijgen dat de omgeving zorgvuldig is meegenomen.
We willen DODUVA, van den Hengel, andere betrokken organisaties en de bewoners van Chalonhof bedanken voor hun openheid, eerlijkheid en zorgvuldige betrokkenheid tijdens dit proces.
“Zonder jullie was er niet dezelfde openheid gecreëerd.” – Benno Oosterom, oprichter DODUVA
Leg je vraag of uitdaging aan ons voor. We helpen je graag.
